Auch wenn man Akten heutzutage selbstverständlich digital führen kann, klingt der Begriff „Akte“ für die meisten von uns etwas verstaubt und nach Vergangenheit. Kann sein, dass das auch daran liegt, dass es Akten im Grunde schon seit Jahrtausenden gibt. Zeit, sich mal genauer anzuschauen, was der Begriff eigentlich bedeutet.
Also: Was ist eigentlich eine „Akte“? Es ist gar nicht mal so leicht, das allgemein zu beantworten. Wikipedia sagt: „Die Akte oder der Akt ist ein mobiles Organisationsmittel, das nach Sachgebieten oder chronologisch zusammengefasste Schriftstücke enthält.“ Ein mobiles Organisationsmittel also. Schön. Wieder einen Begriff gelernt.
Aber im Grunde ist mit dieser Definition ja tatsächlich alles gesagt: Es handelt sich um eine Sammlung von Schriftstücken, die alle mit einem bestimmten Thema zu tun haben. Es gibt Personalakten, Kundenakten, Protokollakten… und vieles mehr.
Und wir alle kennen natürlich die legendären Aktenordner, die symbolisch für die verpennte Digitalisierung in Deutschland stehen – übrigens nicht nur in Behörden, sondern sicherlich auch in vielen Unternehmen und privaten Haushalten. Das ist natürlich ein bisschen unfair: Aktenordner sind eine praktische Erfindung. Dass sie den ganzen Hate abbekommen und stellvertretend für Modernisierungstau stehen, haben sie eigentlich nicht verdient.
Das lateinische Wort „actum“ bedeutet etwa „das, was erledigt ist“ oder auch „das, was passiert ist“. Das bedeutet: So eine Akte umfasst Dinge, die man nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch aus dokumentarischen Gründen aufbewahrt. Daher kann man auch sagen, dass man etwas „ad acta“ legt oder „zu den Akten“. Das Gegenstück dazu lautet übrigens „Agenda“ – „Dinge, die getan werden müssen“.
Dass Dokumente und Unterlagen nach einem bestimmten System aufbewahrt und abgelegt werden – das gab es vermutlich schon in allen Epochen der Menschheitsgeschichte. Der Begriff Akte bzw. „acta“ ist aber erstmals im Alten Rom belegt. Und dort kommt er vor allem in der Bedeutung „Gerichtsakte“ vor. In einer solchen Akte wurden alle relevanten Informationen zu einem Verfahrensgegenstand zusammengestellt: Aussagen, Beweise und so weiter.
Es gibt aber noch eine spezielle Bedeutung von „Akte“, über die man heutzutage gelegentlich stolpert. Man kennt vielleicht die KSZE-Schlussakte oder die Nato-Russland-Grundakte. Also bedeutet „Akte“ auch manchmal so was wie „Vertrag“. Vielleicht hat man auch mal von der Habeas-Corpus-Akte gehört, die im englischen Rechtsraum verbreitet ist.
Und damit sind wir beim Kern der Sache: Diese Verwendung des Begriffs „Akte“ stammt aus dem Englischen, hat aber auch etwas mit der Bedeutung „das, was erledigt ist“ zu tun. Man hat Verhandlungen erledigt, also gibt es zum Schluss eine Akte. Oder ein Gericht hat einen Beschluss gefasst, dann gibt es ebenfalls eine Akte, in dem Fall die erwähnte Habeas-Corpus-Akte.
Das spielt aber im deutschen Sprachraum selten eine Rolle. Für uns sind Akten eigentlich immer die Dinger, die beim Umzug ziemlich nerven. Aber manche Unterlagen muss man ja nun mal aufbewahren, auch wenn sie gerne loswerden würde. Aber die Politik hat ja bereits angekündigt, dass in Zukunft alles digitaler werden soll. Diesmal auch wirklich.
Aber auch wenn wir uns dadurch vom klassischen Aktenordner teilweise oder vielleicht auch eines Tages ganz verabschieden können: Auch digital abgelegte Unterlagen bleiben im Grunde Akten. Sie werden uns also auch in Zukunft begleiten.
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