Konferenz – Fremdwort der Woche

Konferenzen kennen wir aus der Schule (Zeugniskonferenzen), aus der Politik und Wirtschaft, aber auch aus der Wissenschaft. Da kommen immer wichtige Leute zusammen (oder welche, die sich dafür halten), um Dinge zu entscheiden. Ach ja, und dann gibt es natürlich auch die eine oder andere Telefon- oder Videokonferenz, die man vielleicht von der Arbeit kennt. Aber wozu genau sind die eigentlich gut? Und was bedeutet der Begriff „Konferenz“ eigentlich?

Falls ihr erwartet hatte, dass wir diesmal im Fremdwort der Woche wieder eine moderne Fehldeutung aufdecken oder sowas, muss ich euch enttäuschen. 

Der Begriff „Konferenz“ ist auch in seinem Ursprung genauso schwammig wie das, was wir heute daraus gemacht haben. Er stammt vom lateinischen Wort conferre, was „zusammentragen“ bedeutet. Es kann auch „vergleichen“ bedeuten oder auch „einen Kampf beginnen“. Letzteres soll gerüchteweise auch heute bei manchen Konferenzen vorkommen. 

Bei einer Konferenz treffen sich also Leute und tragen Dinge zusammen. Gemeint sind natürlich Ideen, Konzepte, Meinungen… was auch immer. Im Deutschen benutzen wir den Ausdruck „Konferenz“ in der Regel aber für Treffen, die etwas besonders sind. Das kann zum Beispiel der Kreis der Teilnehmenden sein, also dass besonders hochrangige Personen versammelt sind. 

In den meisten Fällen würden wir aber einfach von einer „Besprechung“ reden, wenn sich Heike aus der Buchhaltung, Thomas aus dem Marketing und Bernd aus der IT zusammensetzen, um über die Einführung eines neuen CRM-Systems zu entscheiden. Nur, wenn das ganze online stattfindet, taucht der Begriff „Konferenz“ dann auch hier auf, nämlich bei der Videokonferenz.

Aber das grundsätzliche Problem aller Konferenzen gilt auch bei Besprechungen. Die Tatsache, dass sich da mehrere Menschen zusammensetzen oder zusammenschalten, sagt noch nichts darüber aus, was dann genau passiert. 

Und genau das ist der Grund, weshalb viele Konferenzen und Besprechungen Zeitverschwendung sind, nämlich dieser eine Satz, der diese Unklarheit perfekt zum Ausdruck bringt: „Wir setzen uns da mal zusammen.“ oder „Wir schalten uns da mal zusammen.“

Wenn darauf nichts weiter folgt, weiß man schon, dass es Scheiße wird. Es ist elementar wichtig, dass man im Vorfeld klärt, welchen Zweck eine Besprechung oder Konferenz haben soll. In einigen Fällen sollte sie auch vorbereitet werden, und sei es nur, dass es eine Agenda gibt. 

Der Pädagoge Seifert (ja, denn man kann sich mit diesem Thema auch wissenschaftlich beschäftigen) unterteilt Besprechungen in drei Hauptgruppen: Besprechungen, die dem Informationsaustausch dienen, sind eben dazu da, um einfach nur Informationen weiterzugeben. 

Dann gibt es Besprechungen, die einer Entscheidungsvorbereitung dienen. Wenn sich also Heike, Thomas, und Bernd treffen, um über ein neues CRM-System zu beraten, dann wäre es gut, wenn sie sich vorher Informationen beschaffen und sich ein paar Gedanken dazu machen, sodass bei der Besprechung nur noch Argumente ausgetauscht und eine Entscheidung gefällt werden kann. 

Und zum Schluss gäbe es noch Besprechungen zur Problemlösung. Hier werden, wie der Name schon sagt, Probleme diskutiert und nach Lösungen gesucht. 

Diese Unterteilung ist natürlich sehr schematisch. Und falls ihr euch da nicht so gut wiederfindet: Es geht mir genauso. Ich persönlich hätte noch die Kategorie „Brainstorming“ anzubieten. Denn das ist was anderes als eine Besprechung zum Informationsaustausch. 

Zugegeben, ein Brainstorming gehört dann vielleicht schon in den Bereich eines Workshops, aber in der Realität treffen wir uns schließlich auch für so was in einer „normalen“ Besprechung ohne buntes Papier und Flipchart.

Und natürlich gibt es Mischformen. Bei einer Arbeitsbesprechung morgens um 8 werden häufig Informationen ausgetauscht, es werden aber ggf. auch Entscheidungen getroffen und Probleme diskutiert. Alles in einer Besprechung. Aber eine solche Besprechung hat trotzdem einen roten Faden: Es geht um tagesaktuelle Themen. 

Auch wenn man die Unterteilung von Seifert nicht für sinnig hält, einen Punkt macht er aber deutlich: Man sollte sich bei Besprechungen und Konferenzen bewusst machen, worum es geht und was das Ziel ist. Sich fünf Minuten über Sinn und Zweck klarzuwerden und vielleicht sogar einen klaren Ablauf zu definieren, kann Stunden an nutzlos verschwendeter Arbeitszeit ersparen.

Und weil das leider viel zu selten passiert, sind Besprechungen für viele Menschen heute ungefähr so geil wie Fußpilz im Hochsommer. Und das ist schade, denn je nach Beruf machen sie einen großen Teil unserer Arbeitszeit aus. Vielleicht sollten wir mal dringend daran arbeiten.